Avant tout : un objectif mesurable
Un lancement se juge à ce qu’il produit, pas au nombre de coupes servies. Choisissez un ou deux objectifs avant de chercher un lieu : des articles et des publications, des précommandes, des contacts commerciaux, des contenus pour vos réseaux. Ils décident du public à inviter, du format et du budget.
Le rétroplanning, semaine par semaine
- 01Douze à dix semaines avant : cadrerObjectif, public, date, budget plafond. C’est le moment de consulter une agence, avec un brief d’une page.
- 02Dix à huit semaines avant : concept et lieuLe concept et la mise en scène du produit, la recherche et la visite de lieux, une option posée sur le meilleur.
- 03Huit à six semaines avant : signerLe lieu et les prestataires (traiteur, technique, captation), sur devis détaillé. Le save-the-date part.
- 04Six à trois semaines avant : inviter et produireLes invitations, la presse et les créateurs de contenu, la fabrication du décor, les contenus d’annonce.
- 05Trois semaines à une semaine avant : verrouillerLes relances, la liste définitive, le déroulé minute par minute, le plan d’implantation, le brief des équipes.
- 06Le jour JMontage, répétition technique, accueil, régie et captation, avec un seul responsable joignable.
- 07Dans les dix jours qui suivent : prolonger et mesurerLes photos, l’aftermovie et les formats courts, puis le bilan chiffré face aux objectifs du départ.
Combien coûte un lancement de produit ?
| Jauge | Standard | Prestige |
|---|---|---|
| 50 invités | 13 000 € à 24 200 €260 € à 484 € par invité | 17 200 € à 30 700 €344 € à 614 € par invité |
| 100 invités | 16 300 € à 29 200 €163 € à 292 € par invité | 22 300 € à 38 200 €223 € à 382 € par invité |
| 200 invités | 26 000 € à 44 200 €130 € à 221 € par invité | 36 800 € à 60 200 €184 € à 301 € par invité |
| 300 invités | 36 000 € à 59 500 €120 € à 198 € par invité | 51 500 € à 82 500 €172 € à 275 € par invité |
Un lancement coûte plus qu’une soirée de même taille : le décor raconte le produit, la technique est plus poussée et la captation fait partie du dispositif, puisque les contenus prolongent l’événement bien au-delà de la salle.
Exemple : 150 invités pour révéler une nouveauté
| Poste | Fourchette HT |
|---|---|
| Honoraires Comble (forfait fixe) | 2 800 € |
| Lieu | 3 800 € à 7 500 € |
| Traiteur et service | 6 800 € à 9 800 € |
| Boissons | 2 700 € à 4 500 € |
| Son, lumière et régie technique | 2 000 € à 3 900 € |
| Scénographie et décor | 2 000 € à 6 000 € |
| Accueil, vestiaire et sécurité | 600 € à 900 € |
| Photographe | 600 € à 1 000 € |
| Vidéo : aftermovie et formats courts | 1 500 € à 2 800 € |
| Total | 22 700 € à 39 200 € |
Faire venir les bons invités
Trois envois
Un save-the-date six à huit semaines avant, l’invitation quatre semaines avant, une relance la semaine de l’événement.
Inviter plus que la jauge
Une partie des inscrits ne vient pas, surtout quand l’événement est gratuit. Appuyez-vous sur le taux de présence de vos précédents événements pour calibrer la liste.
Une raison de venir
Presse et créateurs de contenu sont très sollicités : donnez-leur une exclusivité, une rencontre ou un produit à découvrir avant tout le monde, et contactez-les tôt.
Le bon créneau
Pour un public professionnel, un soir de semaine en début de soirée fonctionne souvent mieux qu’un vendredi.
Mesurer le résultat
Le taux de présence
Invités venus sur invités inscrits : le premier indicateur, et la base pour calibrer le prochain événement.
Les contenus et leur portée
Publications des invités et des créateurs, vues de l’aftermovie et des formats courts.
Les retombées
Articles, mentions, demandes de la presse après l’événement.
Le commercial
Contacts recueillis, précommandes, rendez-vous pris : rapportés au budget, ils donnent le coût par contact.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour organiser un lancement de produit ?
Dix à douze semaines idéalement. Six semaines restent possibles, avec moins de choix de lieux et de prestataires.
Quel budget pour un lancement de produit à Paris ?
Avec photo et vidéo, comptez 13 000 € à 24 200 € pour 50 invités et 16 300 € à 29 200 € pour 100 invités en gamme standard, hors taxes.
Quelle différence entre une activation de marque et une soirée ?
Une activation est conçue pour faire vivre la marque ou le produit : la mise en scène, l’expérience proposée aux invités et les contenus produits comptent autant que l’accueil. Elle se juge à ce qu’elle produit, pas seulement au nombre d’invités.
Faut-il filmer l’événement ?
Oui, si possible : les photos, l’aftermovie et les formats courts font vivre le lancement auprès de ceux qui n’étaient pas là, souvent bien plus nombreux que les invités.